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Description

Ce service permet à un client ou son tiers mandaté, pour le(s) périmètre(s) sur le(s)quel(s) ils sont habilités, de :

• Consulter le tableau de bord dynamique synthétisant ses données de facturation ;
• Accéder en ligne à ses factures, avoirs et reporting des 24 derniers mois glissants ;
• Télécharger unitairement ou en masse ses documents de facturation ;
• Suivre le statut du paiement de ses factures ;
• Gérer ses notifications en lien avec la facturation ;
• Souscrire à la facture électronique – fonctionnalité accessible à l’administrateur de la société.

Vous trouverez ci-dessous l’ensemble des vidéos tutoriels pour vous accompagner dans la prise en main du service « Mes Factures » 

Accéder au service « Mes Factures »

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Gérer les notifications et souscrire à la facture électronique

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Visualiser vos factures

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Suivre vos paiements 

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A savoir

Les droits d’accès des utilisateurs de vos sociétés à la visualisation des données privées sont configurables par votre administrateur du Portail Services via l’onglet « Administration », page « Groupes ».

Tableau de bord dynamique

Le tableau de bord dynamique, qui est aussi la page d’accueil du service « Mes factures », est accessible depuis la page d’accueil du Portail Services en cliquant sur l’onglet « Mes factures » situé en haut de page. Ce tableau est constitué de 4 composants qui se mettent à jour en temps réel avec les dernières données de facturation disponible :

1. Composant « Statut des paiements » : agrège le montant des factures multi-contrat selon leurs statuts du paiement hors « Payée » ;
2. Composant « Mes dernières factures » : liste les 4 dernières factures multi-contrat reçues ;
3. Composant « Suivi des paiements » : agrège à la maille mensuelle le montant des factures selon le statut du paiement par type de contrat. Il existe un composant par type de contrat actif ;
4. Composant « Le tarif » : permet d’accéder à la docuthèque RTE, présent uniquement pour les clients CART.

A savoir

Si votre compte est rattaché à plusieurs sociétés et établissements, deux filtres en haut à gauche sont à votre disposition pour sélectionner la société et l’établissement pour laquelle vous souhaitez consulter les données.

Accéder à ses factures, avoirs et reporting

Le tableau des factures, avoirs et reporting est accessible depuis la page d’accueil du service « Mes factures » en cliquant sur le titre des composants « Statut des paiements » ou « Mes dernières factures ». Ce tableau met à disposition du client l’ensemble de ses données et documents de facturation depuis les 24 derniers mois glissants.

Les données affichées dans ce tableau sont les suivantes :

• Type de contrat ;
• Nom de l’établissement ;
• Statut de paiement – il est possible d’accéder à la page de suivi des paiements en cliquant sur la pastille du statut de paiement d’une facture ;
• Date de facturation ;
• Date d’échéance de la facture ;
• Montant de la facture (€ TTC) ;
• Numéro de facture.

Les détails suivants sont consultables en cliquant sur le bouton « Afficher » :

• Libellé du contrat ;
• Type de document ;
• Version du document.

A savoir

Il est possible de filtrer le tableau des factures, avoirs et reporting à partir des filtres situés :

Sur la gauche de la page :

• Société ;
• Etablissement ;
• Type de document ;
• Facture à partir du mois de … jusqu’au mois de… ;
• Numéro de facture.

En haut du tableau :

• Par statut de paiement : payé, en retard de paiement, non échu, payé partiellement.

Télécharger ses documents de facturation

A partir de la page du tableau des factures, avoirs et reporting, il est possible de télécharger unitairement ou de façon multiple ses documents de facturation des 24 derniers mois glissants.

Téléchargement unitaire

Client ayant souscrit à la facture électronique :

• En cliquant sur la flèche de téléchargement à partir d’une facture, vous pouvez télécharger l’original de votre facture ;
• En cliquant sur le bouton « Afficher » puis sur le bouton « Télécharger le duplicata », vous pouvez télécharger le duplicata de votre facture.

Client recevant leur facture papier par courrier :

• En cliquant sur la flèche de téléchargement à partir d’une facture, vous pouvez télécharger le duplicata de votre facture.

Téléchargement multiple

• En cliquant sur le bouton « Télécharger » en bas à gauche de la liste de filtre, une section contenant les deux filtres suivants se déplie : version du document et type de contrat ;
• Il est possible de renseigner les filtres afin d’affiner la sélection des documents à télécharger ;
• Une fois les filtres renseignés, le nombre de documents téléchargeables s’affiche. En cliquant sur le bouton « Télécharger XX documents », le téléchargement se déclenche ;
• Si le volume de document à télécharger est faible, le téléchargement s’effectuera en temps réel ;
• Si le volume de document à télécharger est volumineux, le téléchargement s’effectuera en tâche de fond ;
• Une fois les documents téléchargés, vous recevrez un mail contenant un lien pour récupérer vos documents. Ce lien vous redirigera vers la page de vos téléchargements en cours ;
• Vos téléchargements sont également accessibles depuis le tableau des factures, avoirs et reporting en cliquant sur le bouton « Mes téléchargements ».

A savoir

Vos factures sont disponibles pendant deux ans sur le Portail Services à compter de leur émission. Le stockage de vos factures au-delà de cette durée vous incombe.

Dans le cas d’un téléchargement multiple volumineux, le zip contenant vos documents téléchargés à récupérer seront disponibles pour une durée de 7 jours. Au-delà de ces 7 jours, le zip ne sera plus visible sur la page « Mes téléchargements » et si aucun autre téléchargement n'est en cours et/ou terminé, le lien « Voir mes téléchargements » ne sera plus accessible.

Suivre le paiement de ses factures

Le suivi de paiement est accessible depuis la page d’accueil du service « Mes factures » en cliquant sur le titre du composant « Suivi de paiements ». Cette page présente un histogramme par type de contrat permettant de visualiser les factures et avoirs cumulés par mois de facturation selon le statut de paiement. Si le nombre de facture sur le mois pour un type de contrat dépasse 8, alors les factures sont agrégées selon leur statut de paiement.

Il est possible d’afficher le détail d’une section de l’histogramme en passant sa souris dessus : numéro de facture, libellé de contrat et montant restant à payer.

En cliquant sur une section de l’histogramme, vous serez redirigé vers la page du tableau des factures, avoirs et reporting préfiltrée avec les informations de la section.

Au-dessus de chaque barre de l’histogramme, le nombre de section constituant la barre est indiquée. Dans le cas où un section ne serait pas visible et cliquable, vous pouvez l’agrandir en sélectionnant la zone souhaitée avec la souris. Afin de revenir au graphe initial, il vous suffit de cliquer sur l’icône « moins » en haut à droite du graphique.

A savoir

Il n’y a pas d’agrégation de données de plusieurs contrats ou sociétés.

Si votre compte est rattaché à plusieurs sociétés et établissements, trois filtres en haut à gauche sont à votre disposition pour sélectionner la société, l’établissement et le type de contrat pour lesquels vous souhaitez consulter les données.

Gérer ses notifications

Il est possible de gérer vos notifications depuis la page d’accueil du service « Mes factures ». Sur la gauche de la page, vous pouvez activer ou désactiver à la maille de la société la notification de mise à disposition d’une nouvelle facture et la notification d’arrivée à échéance dans 5 jours d’une ou plusieurs facture(s) non payées.

A savoir

Activez l’une de ces deux notifications, enclenche automatiquement l’envoie d’une notification en cas de retard de paiement.

Souscrire à la facture électronique

La souscription à la facture électronique se fait à la maille de la société à partir du compte administrateur de votre société depuis la page du tableau de bord du service « Mes factures » du Portail Services.

La facture électronique vous permet de :

• Consulter et télécharger gratuitement l’ensemble de vos factures (original et duplicata) à tout moment ;
• Contribuez à la préservation de l’environnement, en choisissant de ne plus recevoir vos factures papier

Si vous souhaitez y souscrire mais vous n’êtes pas administrateur de votre société, rapprochez-vous de votre administrateur afin qu’il en fasse la demande depuis son compte.

A savoir

En complément de la facturation électronique, vous pouvez demander l'automatisation de l’envoi de vos factures au format PDF sur une adresse email définie. La mise en place de ce canal de diffusion se fait auprès de votre CCRC, en lui indiquant :

• L'adresse email de destination (votre plateforme de facturation généralement)
• Le type de fichier souhaité (PDF original signé ou PDF duplicata non signé)
• Si l'adresse email est celle d'un payeur divergent
• Si la plateforme de facturation appartient à un sous-traitant (l'adresse de destination n'est pas la vôtre)